eVorgang, Schritt für Schritt

1 · Worum es geht

eVorgang ist eine Vorgangsakte. Alles, was zu einem Anliegen gehört, liegt an einer Stelle: die Angaben, die Mails, die Dokumente, die Vermerke, die Fristen und ein Protokoll, das festhält, wer wann welchen Schritt getan hat. Jeder Vorgang hat ein Aktenzeichen, und unter diesem Aktenzeichen findet ihn jede Kollegin wieder, statt in CC-Verteilern und weitergeleiteten Mails zu suchen.

Drei Rollen

Ein Konto ohne eine dieser Rollen heißt Ohne Zugriff: es kann sich anmelden, sieht aber keinen Vorgang, und in der Leiste stehen nur Mein Tag und Profil. So entstehen etwa Konten, die sich zum ersten Mal über das Verzeichnis eurer Organisation anmelden, bis die Verwaltung ihnen eine Rolle gibt.

Die Wege in der Leiste

Fehlt dir Dokumente, Verträge oder Partner in der Leiste, oder Post oder Vergabe in der Akte, hat eure Organisation diesen Baustein nicht gebucht oder die Verwaltung ihn abgeschaltet. Das ist kein Fehler deines Kontos. Schaltet die Verwaltung einen Baustein ein oder ab, zieht sich die Leiste nach, sobald du eVorgang öffnest oder in den Tab zurückkehrst; neu laden musst du nicht.

2 · Anmelden

Die Anmeldung liegt unter /portal/anmelden. Wer eine Seite von eVorgang ohne Anmeldung aufruft, landet dort und nach der Anmeldung wieder auf der Seite, die er wollte.

Mit dem Verzeichnis eurer Organisation

Hat die Verwaltung einen Anmeldeweg über euer Verzeichnis eingerichtet, etwa Entra ID, steht auf der Anmeldeseite ein eigener Knopf, beschriftet so, wie die Verwaltung ihn genannt hat. Ein Klick führt zur Anmeldeseite eures Verzeichnisses, mit dessen Passwort und zweitem Faktor, und zurück in eVorgang. Das ist der übliche Weg.

Mit E-Mail-Adresse und Passwort

1. Wähle Lieber mit Passwort anmelden.

2. Trag deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein und wähle Anmelden.

Dein erstes Passwort setzt du selbst: Die Verwaltung legt dein Konto an und schickt dir einen Zugangslink, oder du wählst Passwort vergessen und bekommst einen Link an deine Adresse. Ein Passwort hat mindestens zehn Zeichen, darunter Groß- und Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen.

Die Verwaltung hat einen eigenen Zugang

Der Bereich /verwaltung verlangt eine eigene Anmeldung mit Passwort und zweitem Faktor aus einer Authenticator-App. Für die Arbeit an Vorgängen brauchst du ihn nicht. Hast du die Rolle Verwaltung oder Betrieb, steht ganz hinten in der Leiste Verwaltung; in der Übung fehlt der Weg. Wie der Zugang funktioniert, steht im Teil Die Verwaltung.

3 · Der Arbeitsplatz

Vorgänge bearbeitet man am Schreibtisch, und dafür ist eVorgang gebaut. Ab einer Fensterbreite von 64rem (rund 1024 Pixel) steht links eine Leiste mit den Wegen, und Arbeitskorb und Akte nutzen die volle Breite nebeneinander: links die Liste, rechts die Akte des gewählten Vorgangs.

Auf einem Tablett im Hochformat oder am Telefon wird daraus die Form einer App: die Wege stehen in einer Leiste am unteren Rand, und eine Zeile im Arbeitskorb öffnet die Akte als eigene Seite. Inhalt und Handgriffe sind dieselben, nur die Anordnung wechselt.

Die Leiste unten hat fünf Plätze. Habt ihr mehr Wege, als hineinpassen, stehen dort die ersten vier, etwa Mein Tag, Arbeitskorb, Dokumente und Zeichnung, und auf dem fünften Platz Mehr. Er öffnet das Blatt Weitere Bereiche mit den übrigen Wegen, etwa Verträge, Partner und Üben, mit der Rolle Verwaltung oder Betrieb auch Verwaltung, und dem Profil. Bist du gerade auf einer dieser Seiten, ist Mehr hervorgehoben.

Wie eng Tabellen und Listen am großen Bildschirm stehen, stellst du im Profil unter Dichte am großen Bildschirm ein (siehe Dein Konto).

4 · Mein Tag

Nach der Anmeldung landest du auf Mein Tag unter /. Die Seite sammelt, was heute für dich ansteht, aus allen Akten, die du sehen darfst. Jede Zeile öffnet ihre Akte.

Ist ein Abschnitt leer, sagt er das in einem Satz, statt zu verschwinden. Hat eure Organisation weitere Bausteine, können sie eigene Abschnitte dazustellen. Am Ende der Seite stehen Neuer Vorgang und Zum Arbeitskorb.

5 · Der Arbeitskorb

Der Arbeitskorb unter /vorgaenge ist die Startseite der Arbeit. Er zeigt Vorgänge als Tabelle mit Betreff, Aktenzeichen, Phase, Zuständigkeit, Team und nächster Frist; am Telefon steht je Vorgang eine Karte mit denselben Werten.

Fünf Ansichten

Suchen

Das Suchfeld über der Tabelle sucht im Aktenzeichen und im Betreff, und zwar auf dem Server: es findet auch Vorgänge, die noch nicht geladen sind. Die Taste / springt ins Suchfeld. Im Inhalt von Dokumenten sucht die Ansicht Dokumente; Angaben, die eine Person beschreiben, sind verschlüsselt und tauchen in keiner Suche auf.

Eine Akte öffnen

Am Arbeitsplatz öffnet ein Klick auf eine Zeile ihre Akte rechts daneben. Mit der Tastatur gehst du mit den Pfeiltasten oder mit j und k durch die Zeilen und öffnest mit Eingabe. Der Pfeil allein wechselt die Akte bewusst nicht: sonst sprängen Inhalte, während du nur weitergehst. Die gewählte Akte steht in der Adresse, ein Neuladen oder ein weitergegebener Link behält sie.

Unter der Tabelle steht, wie viele Vorgänge angezeigt sind. Sind es mehr, lädt Weitere laden die nächsten.

Wer welchen Vorgang sieht

• Ein Vorgang ohne Team ist für alle mit der Rolle Sachbearbeitung sichtbar.
• Ein Vorgang mit Team ist für die Mitglieder dieses Teams sichtbar und zusätzlich für die zuständige Person, für die Person, die ihn angelegt hat, und für Beteiligte mit Konto.
• Die Verwaltung sieht jeden Vorgang ihrer Organisation.

Wer einen Vorgang nicht sehen darf, bekommt auch über einen direkten Link nur die Meldung, dass es ihn nicht gibt. Das ist Absicht: schon die Antwort „gesperrt“ verriete, dass hinter dem Aktenzeichen etwas liegt.

6 · Einen Vorgang anlegen

Die meisten Vorgänge entstehen von selbst, aus einer Mail an ein Funktionspostfach (siehe Post). Einen Vorgang von Hand legst du so an:

1. Wähle im Arbeitskorb Neuer Vorgang oder drück n.

2. Wähle die Vorgangsart. Sie bestimmt Phasen, Angaben, das Kürzel im Aktenzeichen und die Aufbewahrungsfrist.

3. Schreib einen Betreff. Er steht im Arbeitskorb und ist durchsuchbar.

4. Wähle ein Team, wenn der Vorgang einem gehört. Das ist freiwillig, entscheidet aber, wer ihn sieht.

5. Fülle die Angaben aus, die die Vorgangsart zum Start verlangt, und wähle Vorgang anlegen. Danach geht es direkt in die neue Akte.

Das Aktenzeichen

Jeder Vorgang bekommt beim Anlegen sein Aktenzeichen: das Kürzel der Vorgangsart, das Jahr und eine fortlaufende Nummer, etwa VG-2026-00042. Es ändert sich nie mehr, auch nicht, wenn die Vorgangsart später wechselt. Steht es im Betreff einer Mail, findet die Mail ihren Weg in diese Akte.

7 · Die Akte

Die Akte zeigt alles zu einem Vorgang, von oben nach unten in dieser Reihenfolge:

Jede Änderung läuft über ein Blatt, das sich über der Akte öffnet: Angaben bearbeiten, Zuständigkeit ändern, eine Frist setzen, einen Vermerk schreiben. Erst mit dem Knopf im Blatt wird gespeichert; Esc oder Abbrechen schließt es ohne Änderung.

Eine abgeschlossene Akte lässt sich lesen und exportieren. Neue Vermerke, Dokumente oder Angaben nimmt sie nicht mehr an.

8 · Phasen und der nächste Schritt

Jede Vorgangsart beschreibt ihren Weg als Phasen und Übergänge. Die Startvorlage, mit der eine Organisation beginnt, kennt etwa diesen Weg:

Eingang → In Bearbeitung → Erledigt
              ↓       ↑
           Rückfrage

Im Abschnitt Nächster Schritt stehen nur die Übergänge, die aus der aktuellen Phase gehen, etwa Annehmen, Rückfrage stellen oder Erledigen. Welche Phasen und Übergänge es bei euch gibt, legt die Verwaltung je Vorgangsart fest. Den Weg einer Beschaffung beschreibt das Kapitel Beschaffung.

Die Phasenleiste

Ganz oben in der Akte, direkt unter dem Kopf, steht die Leiste mit allen Phasen der Vorgangsart. Eine Phase, die der Vorgang schon erreicht hat, trägt einen Haken; die aktuelle ist hervorgehoben, die übrigen tragen ihre Nummer und sind noch offen. Ein Screenreader liest zu jeder Phase „erreicht“, „aktuelle Phase“ oder „noch offen“ vor.

Abschlussphasen wie Erledigt oder Abgelehnt schließen einander aus. Die Leiste zeigt deshalb nur die, in der der Vorgang steht oder schon einmal stand; vorher endet sie bei der letzten laufenden Phase. Ging ein Vorgang zurück, etwa von der Rückfrage in die Bearbeitung, behält die Rückfrage ihren Haken: Die Leiste zeigt den Weg, den der Vorgang genommen hat. Bliebe nur eine Phase zu zeigen, entfällt die Leiste.

Unten in der Zeitleiste heißt jeder Wechsel „Phasenwechsel nach“ und der Name der Zielphase, etwa „Phasenwechsel nach In Bearbeitung“. Hat die Verwaltung den Übergang später aus der Vorgangsart genommen, steht dort nur „Phasenwechsel“.

Einen Schritt gehen

1. Wähle den Übergang. Es öffnet sich ein Blatt zur Bestätigung.

2. Verlangt der Übergang eine Begründung, schreib sie dort hinein. Sie steht danach als Eintrag in der Akte.

3. Bestätige. Die Phase wechselt, und der Wechsel steht im Protokoll.

Ein Phasenwechsel lässt sich nicht löschen, nur durch einen weiteren Schritt zurücknehmen, etwa von der Rückfrage zurück in die Bearbeitung. Deshalb fragt das Blatt jedes Mal nach, auch ohne Begründung.

Wenn ein Schritt nicht geht

Manche Phasen verlangen Angaben, bevor man sie betreten darf; in der Startvorlage braucht In Bearbeitung das Anliegen. Fehlt eine solche Angabe, steht unter dem Übergang Es fehlen: mit den Namen der Felder. Trag sie unter Angaben nach, dann geht der Schritt.

Schritte, die eine Frist setzen

Ein Übergang kann eine Frist mitbringen. In der Startvorlage setzt Rückfrage stellen eine Frist von vierzehn Tagen, für die zuständige Person. Sie steht danach unter Fristen wie jede andere.

Der Assistent

Ist bei euch der Assistent eingeschaltet, steht unten in der Akte der Knopf Assistent; die Taste a öffnet und schließt ihn ebenso. Er sagt, was als Nächstes zu tun ist, und erledigt nichts selbst: Jeder Klick darin öffnet dasselbe Formular wie der Knopf in der Akte, mit derselben Bestätigung und demselben Eintrag im Protokoll. Am Schreibtisch steht er als Spalte rechts neben der Akte und bleibt offen, bis du ihn schließt, auch in der nächsten Akte. Am Telefon öffnet er sich als Blatt; wählst du darin einen Schritt, schließt es sich, und das Formular erscheint an seiner Stelle. Bei einer abgeschlossenen Akte gibt es keinen Assistenten.

Ganz oben steht ein Schritt mit seiner Erklärung. Ohne deine Wahl ist das unter Als Nächstes der nächste Schritt. Gibt es keinen, weil etwas den Vorgang aufhält, steht dort Hält gerade auf mit dem Schritt, an dem es hängt. Ein, zwei Sätze sagen, was jetzt zu tun ist und wer es tun kann; bei einem gesperrten Schritt steht dort der Ausweg. Darunter führt ein Knopf dorthin, wo es geht, meist Jetzt erledigen, und der Link Hilfe zu diesem Schritt im Handbuch öffnet den passenden Abschnitt hier in einem neuen Fenster.

Darunter folgen alle Schritte mit ihrem Zustand in Worten. Ein Klick auf einen Schritt holt ihn nach oben, als Ausgewählt, mit derselben Erklärung und demselben Knopf:

Wenn ein Schritt hängt

Liegt der Ausweg nicht in der Akte selbst, führt der Knopf oben dorthin. Fehlt für die Zeichnung der Betrag, öffnet Angaben bearbeiten das Blatt mit den Angaben. Passt keine Zeichnungsregel oder gilt für den Auftragswert keine Vergaberegel, bekommt die Verwaltung den Knopf Zu den Zeichnungsregeln oder Zu den Vergaberegeln. Wer die Regeln nicht einrichten darf, bekommt keinen Knopf, sondern liest, dass das die Verwaltung tut; sprecht sie dann an. Wartet ein Schritt auf andere, etwa auf eine Unterschrift, sagt der Assistent, dass du gerade nichts tun musst.

Unter Phasenwechsel stehen die Übergänge aus der aktuellen Phase. Ein Übergang, der gehen kann, heißt Bereit, weiter nach …; fehlen Angaben, steht Es fehlt: mit den Namen der Felder. Auch ein Übergang lässt sich nach oben holen. Ist alles beisammen, öffnet Weiter nach … die Bestätigung des Phasenwechsels. Hängt er an einem Schritt, etwa an der Zeichnung, die der Wächter vor dieser Phase verlangt, bietet der Assistent Zum Schritt: … und zeigt dort Grund und Ausweg. Wartet die Akte nur auf andere, sagt der Assistent Gerade ist nichts zu tun.

Welche Schritte erscheinen, hängt an den Bausteinen eurer Organisation und an der Akte. Ein Schritt erscheint erst, wenn er für diese Akte in Frage kommt, und ein gesperrter Schritt nennt den Grund. Die Hinweise nennen Zahlen und Stufen, nie Namen oder Beträge.

Abschließen

Ein Übergang in eine Endphase, etwa Erledigt, schließt den Vorgang ab. Ab dann läuft seine Aufbewahrungsfrist: Sie beginnt mit dem Jahr des Abschlusses und dauert so viele Jahre, wie die Vorgangsart nennt. Danach sondert die Verwaltung die Akte aus (siehe Aussonderung).

9 · Angaben

Die Angaben sind die Felder, die eine Vorgangsart trägt: Text, Zahl, Betrag, Datum, Auswahl, Ja/Nein oder eine Person. Mit Angaben bearbeiten öffnet sich ein Blatt mit allen Feldern; Speichern übernimmt sie gemeinsam. Leere Felder stehen als Keine Angabe da, freiwillige sind so beschriftet.

Personenbezogene Felder

Unter manchen Feldern steht Personenbezogen: liegt verschlüsselt und steht nicht im Protokoll. Das sind Felder für Namen, Anschriften und alles, was eine Person beschreibt. Ihr Wert liegt verschlüsselt auf dem Server, taucht in keiner Suche auf, und das Protokoll hält nur fest, dass er sich geändert hat, nicht wie er lautet.

10 · Zuständigkeit, Team und Betreff

Im Abschnitt Zuständig änderst du vier Dinge, jedes über ein eigenes Blatt. Jede Änderung steht im Protokoll, mit Person und Zeit.

Tragen zwei Personen denselben Namen, steht in den Auswahllisten ihre E-Mail-Adresse in Klammern dahinter, etwa „Anna Berger (anna.berger@amt.example)“. Das gilt überall, wo du eine Person wählst: bei der Zuständigkeit, in Personenfeldern, beim Erwähnen, bei der Zuständigkeit für einen Vertrag und in den Zeichnungsregeln. Kommt ein Name nur einmal vor, steht er allein.

Den Vorgangstyp zu wechseln ist der übliche Handgriff nach einer neuen Mail: Sie eröffnet einen allgemeinen Vorgang, und wer ihn liest, macht daraus die passende Art. Dabei hilft auf Wunsch der KI-Vorschlag.

11 · Fristen und Wiedervorlagen

Unter Fristen stehen alle Fristen eines Vorgangs mit ihrem Datum, die offenen zuerst. Die nächste offene Frist steht zusätzlich im Arbeitskorb.

Eine Wiedervorlage setzen

1. Wähle Wiedervorlage.

2. Trag das Datum unter Fällig am ein.

3. Trag unter Erinnerung Tage vorher ein, wie viele Tage vorher du erinnert werden willst. 0 heißt: am Fälligkeitstag.

4. Speichere. Die Wiedervorlage gehört dir.

Was eine Frist auslöst

• Am Tag der Erinnerung bekommt die Person, der die Frist gehört, eine Benachrichtigung. Gehört sie keiner Person, bekommt sie jedes Mitglied des Teams.
• Ist eine Frist abgelaufen und nennt sie eine Person für diesen Fall, geht eine zweite Benachrichtigung an diese: Eine Frist ist abgelaufen und liegt jetzt bei dir.
• Geprüft wird einmal am Tag. Dieselbe Frist meldet sich nicht doppelt.

Ist die Sache erledigt, wähle Erledigen an der Frist. Sie bleibt als Erledigt in der Liste stehen, die Erinnerungen enden.

Ein Vertrag, der in Kraft ist, bringt seine eigenen Fristen mit: Kündigen bis und Vertragsende. Sie stehen hier wie alle anderen und erledigen sich mit dem Vertrag (siehe Verträge).

12 · Vermerke und Erwähnungen

Ein Vermerk ist eine Notiz in der Akte: eine Absprache am Telefon, eine Einschätzung, ein Hinweis an Kollegen. Er ersetzt die interne Mail, die bisher neben dem Vorgang herlief.

1. Wähle unten in der Akte Vermerk schreiben oder drück v.

2. Schreib den Text.

3. Speichere mit Vermerk speichern. Er steht danach in der Zeitleiste der Akte, mit deinem Namen und der Zeit.

Ein Vermerk liegt verschlüsselt in der Akte. Er lässt sich weder ändern noch löschen: Was in der Akte steht, bleibt so, wie es geschrieben wurde. Wer etwas richtigstellen will, schreibt einen weiteren Vermerk.

Jemanden erwähnen

Mit @Name im Text erwähnst du eine Person, die die Akte sehen darf. Du kannst den Namen tippen oder ihn unter Person erwähnen auswählen und mit Erwähnen einfügen. Unter dem Feld steht, wer benachrichtigt wird. Die Erwähnten bekommen eine Benachrichtigung ohne den Text des Vermerks; lesen können sie ihn erst in der Akte.

13 · Post

Der Abschnitt Post zeigt die Mails aus euren Funktionspostfächern, die zu dieser Akte gehören, und die Mails, die aus der Akte hinausgingen.

Wie eine Mail in eine Akte kommt

eVorgang ruft die Funktionspostfächer, die die Verwaltung eingerichtet hat, in festem Takt ab. Für jede neue Mail gilt:

• Steht ein Aktenzeichen im Betreff, kommt die Mail in diese Akte.
• Ist sie eine Antwort auf eine Mail aus einer Akte, kommt sie in diese Akte.
• Sonst eröffnet sie einen neuen Vorgang, mit der Vorgangsart und dem Team, die die Verwaltung für dieses Postfach eingestellt hat, und ohne zuständige Person. Er steht dann unter Ohne Zuständigkeit.

Die Mail bleibt im Postfach und ist dort als gelesen markiert. In der Akte liegt sie verschlüsselt, das Original ebenso. Anhänge eingegangener Mails kommen zusätzlich zu den Dokumenten der Akte.

Eine Mail lesen

Ein Klick auf eine Mail öffnet sie in einem Blatt mit Absenderin, Empfängern, Eingang, Postfach, Text und Anhängen. Original herunterladen liefert die Mail so, wie sie ankam.

War eine Mail zu groß für die Akte, steht nur Kopf daneben: Absenderin, Empfänger und Betreff sind da, die vollständige Mail liegt weiter im Postfach.

Antworten und neue Mails

1. Wähle an einer Mail Antworten oder Allen antworten, oder über der Liste Neue Mail.

2. Wähle unter Von das Funktionspostfach. Gesendet wird immer über ein Funktionspostfach, nie über dein eigenes: so kommt die Antwort der Gegenseite in die Akte zurück.

3. Trag Empfänger und gegebenenfalls Kopie ein, mehrere Adressen mit Komma getrennt.

4. Prüfe den Betreff. Fehlt das Aktenzeichen, setzt eVorgang es dazu.

5. Wähle bei Bedarf unter Vorlage eine Mailvorlage, schreib den Text, häng Dateien oder Dokumente der Akte an und wähle Senden.

Unter jeder Mail aus der Akte steht eine Signatur aus dem Briefkopf eurer Organisation. Ändern kann sie die Verwaltung. Die gesendete Mail liegt danach in der Akte, mit dem Hinweis, wer sie gesendet hat.

Fehlt Antworten bei einem Postfach, nimmt es nur Mails an: Die Verwaltung hat für dieses Postfach keinen Versand eingerichtet.

Mit Vorlage und Dokumenten

Hat die Verwaltung Mailvorlagen angelegt, steht oben im Blatt das Feld Vorlage. Angeboten werden nur Vorlagen, die zur Vorgangsart und Phase der Akte passen. Eine Vorlage füllt Betreff und Text aus der Akte vor, etwa mit dem Aktenzeichen und der nächsten offenen Frist; danach kannst du alles ändern. Bei einer Antwort bleibt der Betreff, und das Zitat der Mail steht unter dem Text der Vorlage. Ohne Vorlage nimmt die Wahl zurück.

Darunter steht jedes Dokument der Akte mit seiner Fassung und einem Schalter Geht mit oder Nicht dabei. Ein Dokument geht in seiner aktuellen Fassung mit, du musst es nicht erst herunterladen. Die Grenzen für Zahl und Gesamtgröße der Anhänge gelten für Dateien und Dokumente zusammen.

14 · Der KI-Vorschlag

Bei einem Vorgang, der aus einer Mail entstanden ist, steht im Abschnitt Post der Knopf KI-Vorschlag. Er fragt eine KI nach der passenden Vorgangsart und dem passenden Team.

• Nur auf Klick. Ohne deinen Klick liest keine KI eine Mail.
• Nur der Anfang, ohne Namen. Die KI bekommt Betreff und Anfang der ersten Mail. Namen und Kontaktangaben werden vorher entfernt.
• Nur ein Vorschlag. Er steht gekennzeichnet als Von der KI vorgeschlagen da. Übernommen wird erst mit Übernehmen; Verwerfen lässt alles, wie es war.
• Nur mit Zustimmung. Hat die Verwaltung der Nutzung der KI nicht zugestimmt, steht dort ein Satz statt des Knopfs, und nichts geht hinaus.

Die KI formuliert, sie entscheidet nicht: Welche Art und welches Team gelten, entscheidest du.

15 · Dokumente

In der Akte

Der Abschnitt Dokumente zeigt alle Dateien der Akte. Mit Ablegen wählst du eine Datei von deinem Rechner; sie liegt danach verschlüsselt in der Akte, und das Protokoll hält fest, wann sie hineinkam und welcher Prüfwert zu ihr gehört. Dateien sind in der Größe begrenzt, und nicht jeder Dateityp wird angenommen; die Meldung sagt, woran es lag.

Fassungen

Ein Klick auf ein Dokument öffnet ein Blatt mit allen Fassungen, die neueste zuerst, und einer Vorschau. Neue Fassung ablegen fügt eine weitere hinzu. Eine neue Fassung ersetzt nichts: alle bleiben erhalten und einzeln herunterladbar. Legst du dieselbe Datei noch einmal ab, entsteht keine neue Fassung.

Vorschau

PDF-Dateien zeigt die Vorschau Seite für Seite, Bilder als Bild und Textdateien als Text. Für andere Typen gibt es keine Vorschau, herunterladen geht immer.

Ein Dokument zurückziehen

Liegt ein Dokument versehentlich oder fehlerhaft in der Akte, etwa ein Anschreiben an den falschen Empfänger, kannst du es zurückziehen. Im Blatt des Dokuments steht dafür der Knopf Zurückziehen. Er öffnet Dokument zurückziehen mit dem Pflichtfeld Begründung, etwa „Falscher Empfänger, ersetzt durch neues Anschreiben“. Mit Endgültig zurückziehen geht das Dokument mit allen Fassungen aus der Akte; Abbrechen lässt alles, wie es ist.

Zurückziehen lässt sich nicht rückgängig machen. Die Datei ist danach weg, in der Akte bleibt nur der Beleg: In der Zeitleiste steht Zurückgezogen: mit dem Namen des Dokuments und deiner Begründung, im Protokoll der Rückzug mit den Prüfwerten aller Fassungen, aber ohne Begründung.

Ein Dokument bleibt in der Akte, wenn

• es gerade in einer Zeichnung steckt; zieht dann erst die Zeichnung zurück,
• es gezeichnet ist; eine korrigierte Fassung legt ihr als neues Dokument ab,
• aus ihm ein Vertrag im Register entstanden ist,
• es noch aufzubewahren ist; die Meldung nennt das Datum.

Dann fehlt der Knopf, oder die Meldung nennt den Grund. In einer abgeschlossenen Akte lässt sich nichts zurückziehen.

Die Suche über alle Akten

Unter /dokumente suchst du im Inhalt und im Namen aller Dokumente aus den Akten, die du sehen darfst.

• Gesucht wird nach ganzen Wörtern oder ihrem Anfang, ab drei Buchstaben. Alle Wörter müssen vorkommen.
• Ein Wortinneres findet die Suche nicht: „vertrag“ findet „Rahmenvertrag“ nicht, „rahmen“ schon.
• An jedem Dokument steht, ob sein Inhalt durchsuchbar ist. Steht dort Nur über den Namen auffindbar, enthält die Datei keinen lesbaren Text, etwa ein eingescannter Brief ohne Texterkennung.

Schreiben aus Vorlage

Hat die Verwaltung Vorlagen veröffentlicht, steht im Abschnitt Dokumente der Knopf Aus Vorlage. Damit entsteht ein Schreiben als PDF, etwa eine Auftragserteilung, mit den Werten aus der Akte. Steht dort Für diese Vorgangsart ist keine Vorlage veröffentlicht, gibt es für diese Art von Vorgang noch keine.

Ist eine Freigabe erteilt, schlägt die Akte unter Dokumente das Schreiben dazu vor, mit der Marke Freigegeben und den veröffentlichten Vorlagen, die zur Vorgangsart passen. Ein Klick auf „…“ erstellen öffnet Aus Vorlage mit dieser Vorlage schon ausgewählt; erzeugt wird wie unten, mit Vorschau und offenen Stellen. Der Vorschlag verschwindet, sobald in der Akte ein Schreiben aus einer Vorlage entsteht oder jemand Ausblenden wählt. Eine neue Freigabe, etwa nach Erneut prüfen, bringt ihn zurück.

Manche Schreiben legt die Akte von selbst an: Hat die Verwaltung eine Vorlage einer Phase zugeordnet, liegt das Schreiben als Entwurf unter Dokumente, sobald die Akte diese Phase erreicht, in deinem Namen, wenn du den Schritt gegangen bist. Du vervollständigst es wie jeden Entwurf (unten). Es entsteht je Akte und Vorlage nur einmal, auch wenn die Akte nach einer Rückgabe wieder in die Phase kommt.

1. Wähle Aus Vorlage und dann die Vorlage.

2. Die Tabelle Werte im Schreiben zeigt je Feld den Wert und seine Quelle: Akte, Vorgang (etwa das Aktenzeichen), Vergabe (der Auftragnehmer nach dem Zuschlag), Vorlage, geht in die Akte oder fehlt. Was die Akte nicht weiß, trägst du hier ein; ein Wert, den die Vorlage vorschlägt, füllt nur ein leeres Feld der Akte.

3. Die Anschrift lässt du leer, dann gilt die aus der Akte. Sonst schreibst du sie mit höchstens sechs Zeilen.

4. Vorschau aktualisieren zeigt das Schreiben. Darunter stehen die Offenen Stellen, etwa „Leistung: in der Akte eintragen“.

5. Entwurf erzeugen geht immer und legt ein PDF mit Wasserzeichen ab. Erzeugen geht erst, wenn keine Stelle mehr offen ist.

Das Schreiben liegt danach wie jedes Dokument in der Akte, mit dem Hinweis, aus welcher Vorlage es stammt, und seinem Stand: Entwurf (mit der Zahl der offenen Stellen), fertig, in Zeichnung oder gezeichnet. Neu erzeugen macht mit deinen letzten Eingaben eine neue Fassung desselben Dokuments, etwa nachdem du in der Akte etwas nachgetragen hast. Ein Entwurf lässt sich nicht zeichnen, und solange ein Dokument in der Zeichnung ist, entsteht keine neue Fassung davon. Freie Texte und die Anschrift liegen verschlüsselt.

16 · Beschaffung

Eine Beschaffung ist ein Vorgang wie jeder andere, mit Aktenzeichen, Angaben, Dokumenten und Protokoll. Dazu kommt in der Akte der Abschnitt Vergabe: die Vergabeakte mit Verfahren, Pflichtunterlagen, Anfragen, Angeboten und Zuschlag. Ihn gibt es, wenn eure Organisation den Baustein Beschaffung hat und die Verwaltung die Vergabe für die Vorgangsart eingeschaltet hat. Jeden Schritt darin gehst du mit der Rolle Sachbearbeitung, an Akten, die du sehen darfst. Jeder Schritt steht in der Zeitleiste und im Protokoll.

Die Startvorlage Beschaffung (Aktenzeichen etwa BS-2026-00007) kennt diesen Weg:

Antrag → Prüfung → Vergabe → Vergeben → Erledigt
   ↑        │  ↑       │
   └────────┘  └───────┘
 Zurückgeben,   Erneut prüfen
 Unterlagen nachfordern

Wie viele Angebote es braucht und welche Unterlagen vorliegen müssen, steht nicht in der Vorlage, sondern in den Vergaberegeln eurer Organisation. Welches Verfahren für deine Beschaffung gilt, zeigt der Abschnitt Vergabe nach dem geschätzten Auftragswert. Gibt es noch keine Vergaberegeln, sagt er das, und bis dahin geht keine Freigabe.

Schritt 1: Den Antrag anlegen

Leg einen Vorgang der Art Beschaffung an (siehe Einen Vorgang anlegen) und füll unter Angaben aus, was du weißt: Leistung, Zweck, Umfang, Leistungszeitraum, Begründung und den Geschätzten Auftragswert (netto, EUR). Die Texte beschreiben oft Personen oder Firmen und liegen deshalb verschlüsselt. Angebote, Leistungsbeschreibungen und andere Unterlagen legst du unter Dokumente ab.

Schritt 2: Einreichen

Einreichen bringt den Antrag in die Phase Prüfung. Dafür müssen Leistung, Zweck und der geschätzte Auftragswert eingetragen sein; fehlt etwas, steht es unter Es fehlen:.

Schritt 3: Pflichtunterlagen bestätigen

Unter Pflichtunterlagen stehen die Unterlagen, die das Verfahren verlangt, etwa eine Leistungsbeschreibung oder ein Vergabevermerk, jede mit offen oder bestätigt. Liegt eine vor, wählst du Bestätigen; ein Irrtum lässt sich mit Zurücknehmen korrigieren. Bestätigt wird, dass die Unterlage vorliegt; die Datei selbst legst du unter Dokumente ab.

Schritt 4: Freigeben

Freigeben ist der Übergang von der Prüfung in die Vergabe. Er geht nur, wenn es Vergaberegeln gibt, der Auftragswert eingetragen ist, ein Verfahren diesen Wert abdeckt und alle Pflichtunterlagen bestätigt sind. Fehlt etwas, sagt die Meldung, was. Mit der Freigabe gilt das Verfahren, das in diesem Moment passt, für den Rest der Vergabe.

Zurückgeben oder Unterlagen nachfordern

Aus der Prüfung führen zwei Wege zurück in den Antrag: Zurückgeben, wenn der Antrag so nicht geht, und Unterlagen nachfordern, wenn etwas fehlt. Beide verlangen eine Begründung und setzen eine Frist von vierzehn Tagen. Danach wird erneut eingereicht.

Schritt 5: Die Angebotsfrist setzen

Unter Angebote bis trägst du ein Datum ein und wählst Frist setzen. Die Frist steht dann als Angebotsfrist bei den Fristen der Akte und erinnert wie jede andere. Sind die Angebote da, schließt Frist erledigt sie.

Schritt 6: Bieter anfragen

Bieter anfragen hält fest, wen du um ein Angebot gebeten hast. Such den Bieter im Partnerverzeichnis (siehe Partner) oder trag ihn unter Oder frei eintragen mit Name und, falls bekannt, E-Mail ein, dann Anfrage festhalten. eVorgang hält fest, dass und wann ihr angefragt habt.

Hat der Bieter eine E-Mail-Adresse und liegt von ihm noch kein Angebot vor, steht an seiner Anfrage der Knopf Als E-Mail schreiben. Er öffnet im Abschnitt Post einen Entwurf an diese Adresse mit dem Betreff Aufforderung zur Angebotsabgabe und einem kurzen Anschreiben. Liegt in der Akte ein Dokument, dessen Name „Aufforderung zur Angebotsabgabe“ enthält, ist es als Anhang schon gewählt. Prüf den Entwurf; hinaus geht er erst mit Senden, dabei kommt das Aktenzeichen in den Betreff. Fehlt ein Postfach, aus dem du schreiben darfst, sagt der Entwurf das, und Senden bleibt gesperrt, bis die Verwaltung eines einrichtet. Ist der Abschnitt Post bei euch nicht freigeschaltet oder hat der Bieter keine Adresse, schickst du die Anfrage auf eurem üblichen Weg.

Entfernen nimmt eine Anfrage aus der Vergabeakte und lässt sich nicht rückgängig machen. Liegt zu ihr schon ein Angebot vor, entfernst du zuerst das Angebot.

Schritt 7: Angebote erfassen

Angebot erfassen nimmt ein eingegangenes Angebot auf: zu welcher Anfrage oder von einem frei eingetragenen Bieter, der Betrag netto in Euro (etwa 4.200,00) und das Eingangsdatum, leer heißt heute. Dann Angebot festhalten. Das Angebotsschreiben legst du unter Dokumente ab.

Die Tabelle Angebote im Vergleich zeigt Bieter, Betrag, Eingang, Bewertung und als Kennzeichen günstigstes und später Zuschlag, als Wort und nicht nur als Farbe. Je Bieter gibt es ein Angebot. Kommt ein überarbeitetes, entfernst du das alte und erfasst das neue.

Schritt 8: Bewerten

Bewerten an einem Angebot nimmt einen Rang (1 bis 50, 1 ist der beste), Punkte (0 bis 1000, nach eurer Bewertungsmatrix) oder beides auf, dazu eine Begründung, wenn du willst. Die Bewertung steht in der Akte.

Schritt 9: Den Zuschlag erteilen

Den Zuschlag erteilst du im Abschnitt Vergabe mit Zuschlag erteilen, nicht über Nächster Schritt. Wähle das Angebot. Ist es nicht das günstigste und verlangt das Verfahren dafür eine Begründung, schreib sie dazu. Der Zuschlag geht nur, wenn

• die Beschaffung freigegeben ist,
• der Auftragswert noch unter dasselbe Verfahren fällt wie bei der Freigabe,
• so viele verschiedene Bieter ein Angebot abgegeben haben, wie das Verfahren verlangt,
• das gewählte Angebot die Obergrenze des Verfahrens nicht übersteigt
• und die Pflichtunterlagen weiter bestätigt sind.

Danach wechselt die Akte in die Phase Vergeben, der Bieter steht unter den Angaben als Auftragnehmer, der Betrag als Zuschlagssumme, und die Vergabeakte lässt sich nicht mehr ändern. Den Auftrag selbst kannst du dann aus einer Vorlage schreiben; der Auftragnehmer steht darin schon.

Hat eure Organisation den Vorschlag mit KI für die Vergabe, steht im Blatt unter Begründung der Knopf Vorschlag mit KI. Er schreibt eine Begründung für das gewählte Angebot ins Feld und ersetzt, was dort stand. Darüber steht Mit KI formuliert, bitte prüfen. An den KI-Dienst gehen nur Beträge, Rang und Punkte der Angebote, keine Namen von Bietern. Lies den Text und pass ihn an; übernommen wird er erst mit Zuschlag erteilen. Danach steht er in der Zeitleiste, in der Akte als Datei und in der Zeile Zuschlag als Begründung mit KI formuliert. Wählst du nach dem Vorschlag ein anderes Angebot, weist das Blatt darauf hin, dass der Text zum vorigen gehört. Leerst du das Feld, fällt die Kennzeichnung weg. Ist der Knopf gesperrt, steht darunter der Grund, etwa dass die Verwaltung die KI noch nicht eingeschaltet hat oder noch kein Angebot vorliegt.

Erneut prüfen

Ändert sich der Auftragswert nach der Freigabe so, dass ein anderes Verfahren gilt, geht kein Zuschlag mehr. Erneut prüfen führt mit einer Begründung zurück in die Prüfung; danach braucht es eine neue Freigabe.

Schritt 10: Erledigen

Ist die Leistung erbracht, schließt Erledigen die Beschaffung ab. Ab dann läuft die Aufbewahrung, in der Startvorlage zehn Jahre. Die Vergabeakte ist Teil der Akte als Datei.

Die Vergabe im Assistenten

Der Assistent führt durch die Vergabe in derselben Reihenfolge wie dieses Kapitel: Pflichtunterlagen bestätigen, die Freigabe als Phasenwechsel, Die Angebotsfrist setzen, Bieter anfragen, Angebote erfassen, Angebote bewerten und Den Zuschlag erteilen. Jeder Schritt öffnet dasselbe Blatt wie der Knopf im Abschnitt Vergabe; bei den Pflichtunterlagen springt der Fokus auf ihre Liste. Der Link zur Hilfe führt jeweils zum passenden Schritt hier im Kapitel.

Vor der Freigabe sind alle Schritte außer den Pflichtunterlagen gesperrt, mit dem Hinweis Nach der Freigabe. Die Hinweise unter den Schritten nennen nur Zahlen, nie Bieter oder Beträge, etwa 0 von 2 bestätigt, 1 von mindestens 3 angefragt oder Wartet auf 3 Angebote. Den Zuschlag bietet der Assistent erst an, wenn die Phase ihn erlaubt; bis dahin sagt er, dass der Vorgang über den Phasenwechsel dorthin kommt.

Gilt für den Auftragswert noch keine Vergaberegel, stehen die Pflichtunterlagen nicht fest, und der Schritt hält auf. Dasselbe gilt, wenn die Vorgangsart geändert wurde und die Vergabe ihrer neuen Fassung noch nicht zugeordnet ist. Die Verwaltung führt der Knopf Zu den Vergaberegeln dorthin (siehe Vergaberegeln); alle anderen lesen, dass die Verwaltung das einrichtet.

17 · Zeichnung

Ein Schreiben oder Vertrag, der als PDF in der Akte liegt, lässt sich intern prüfen und zeichnen. Wer prüft und wer zeichnet, legt die Verwaltung in den Zeichnungsregeln fest, nach Vorgangsart, Vertragsart und Betrag. Die Zeichnung ist eine einfache elektronische Signatur. Jede Entscheidung steht mit Namen, Zeitpunkt und Prüfsumme im Protokoll der Akte. Den Abschnitt Zeichnung in der Akte und den Weg Zeichnung in der Leiste gibt es, wenn eure Organisation den Baustein Signatur hat.

Eine Zeichnung starten

1. Leg das Schreiben oder den Vertrag als PDF unter Dokumente ab, oder erzeuge es aus einer Vorlage.

2. Wähle im Abschnitt Zeichnung der Akte Zeichnung starten. Das Blatt zeigt die PDFs der Akte. Eines, das sich nicht zeichnen lässt, sagt warum, etwa Entwurf mit offenen Stellen oder steckt schon in einer Zeichnung.

3. Wähle das PDF. Unter Wer prüft und zeichnet steht dann, welche Regel gilt, mit ihren Stufen und Plätzen.

4. Ist das PDF hochgeladen, etwa ein Angebot, kannst du unter Stempel den Schalter Stempel „Auftrag erteilt“ setzen einschalten und Seite und Ecke wählen (siehe Stempel).

5. Soll der Vertragspartner mitzeichnen, trag ihn unter Gegenzeichnung durch Externe ein (siehe Gegenzeichnung). Ohne Eintrag endet die Zeichnung intern.

6. Bestätige mit Zeichnung starten. Wer den ersten Platz hat, bekommt eine Meldung.

Gezeichnet wird genau die Fassung, die beim Start da ist. Bis die Zeichnung endet, lässt sich keine neue Fassung dieses Dokuments ablegen, auch nicht über Neu erzeugen. Gilt bei euch das Vier-Augen-Prinzip, entscheidest du in einer Zeichnung, die du gestartet hast, keinen Platz.

Wenn sich nicht starten lässt

Welche Regel gilt, hängt oft vom Betrag ab. Ist das Betragsfeld der Akte leer und hat die Verwaltung kein Ersatzfeld eingestellt, sagt das Blatt, dass der Betrag fehlt, und bietet Angaben bearbeiten: Der Knopf schließt das Blatt und öffnet die Angaben der Akte. Trag den Betrag dort ein und starte danach neu. Passt keine Regel, lässt sich ebenfalls nicht starten. In beiden Fällen bekommt die Verwaltung zusätzlich den Knopf Zu den Zeichnungsregeln; alle anderen lesen, dass die Verwaltung die Regeln einrichtet, und sprechen sie an. Dieselben Sätze stehen im Assistenten am Schritt Zeichnung starten.

Der Stempel „Auftrag erteilt“

Ein fremdes PDF, etwa ein Angebot, das ihr annehmt, trägt keine eigene Zeile für eure Zeichnung. Dafür gibt es den Stempel: ein Kästchen mit „Auftrag erteilt“, Datum, den Namen der Zeichnenden und dem Aktenzeichen, auf der Seite und in der Ecke, die du beim Start wählst. Er erscheint erst auf der Ausfertigung; die gezeichnete Fassung bleibt, wie sie ist, und das Zeichnungsprotokoll nennt den Stempel. Ein Schreiben aus einer Vorlage bekommt keinen Stempel, es trägt seine Zeichnung selbst.

Was auf dich wartet

Unter /zeichnung steht alles, was jetzt auf deine Prüfung oder Zeichnung wartet, oder auf die eines deiner Teams, über alle Akten, das älteste zuerst. Jede Zeile nennt als Wort, was zu tun ist: prüfen oder zeichnen. Auf Mein Tag steht dazu der Abschnitt Zu prüfen und zu zeichnen mit höchstens fünf Einträgen, aber nur, wenn etwas wartet.

Das Dokument ansehen

Eine Zeile öffnet den Zeichnungslauf. Oben stehen die Seiten der eingefrorenen Fassung als Bild, mit Seite n von m und Vorige Seite, Nächste Seite. PDF herunterladen gibt dir die Datei selbst. Darunter steht die Prüfsumme (SHA-256) in Vierergruppen. Jede Entscheidung gilt genau den Bytes mit dieser Prüfsumme; ein verändertes Dokument hätte eine andere. So lässt sich eine Datei, die dir anderswo vorliegt, Gruppe für Gruppe vergleichen.

Unter Ablauf stehen die Regel, wer wann gestartet hat, und jede Stufe mit ihren Plätzen und deren Stand, etwa offen, geprüft, gezeichnet, abgelehnt oder wartet auf die Stufe davor. Die Stufen laufen nacheinander; in einer Stufe entscheiden alle Plätze, in beliebiger Reihenfolge.

Prüfen

Hast du einen Platz in einer Prüfstufe, steht unten Prüfung bestätigen. Das Blatt nennt die Erklärung, die du damit abgibst. Deine Prüfung steht danach im Protokoll und lässt sich nicht zurücknehmen.

Zeichnen

In einer Zeichnungsstufe steht unten Zeichnen. Lies die Erklärung im Blatt und bestätige dann, dass du es bist: mit dem Code aus deiner Authenticator-App, wenn du die Anmeldung in zwei Schritten eingerichtet hast, sonst mit deinem Kennwort. Wer sich nur über das Verzeichnis eurer Organisation anmeldet, hat in eVorgang kein Kennwort und braucht zum Zeichnen einen zweiten Faktor; fehlt er, sagt das Blatt das und führt zu Zweiten Faktor einrichten in deinem Profil. Die Zeichnung lässt sich nicht zurücknehmen. Hat jeder Platz der letzten Stufe gezeichnet, entsteht die Ausfertigung; zeichnen Externe mit, erst wenn auch sie alle gezeichnet haben.

Die Ausfertigung

Ist ein Lauf vollständig gezeichnet, legt eVorgang von selbst eine neue Fassung des Dokuments in die Akte: vorn die gezeichneten Seiten unverändert, dahinter das Zeichnungsprotokoll. Das Protokoll nennt Aktenzeichen, Dokument, die gezeichnete Fassung mit ihrer Prüfsumme, die Regel, ob das Vier-Augen-Prinzip galt, wer gestartet hat und je Stufe, wer wann geprüft oder gezeichnet hat, wie die Person sich bestätigt hat und den Wortlaut ihrer Erklärung. Zeichnen Externe mit, stehen sie dahinter: mit dem Namen, den sie beim Zeichnen eingetippt haben, Zeitpunkt und ob sie sich mit einem Code ausgewiesen haben. Es ist als einfache elektronische Signatur gekennzeichnet.

Bis die Ausfertigung da ist, bleibt das Dokument gesperrt; erst danach gilt der Vorgang als gezeichnet. Auf der Seite des Laufs steht dazu der Abschnitt Ausfertigung: solange sie entsteht, „wird erstellt“, danach Fassung und Datum und der Knopf Ausfertigung herunterladen. Gelingt sie nicht, steht der Grund dort, etwa dass der PDF-Wandler fehlt. Meist versucht eVorgang es von allein erneut; heißt es dort, dass es sich nicht von allein beheben lässt, wendet euch an den Betrieb.

Ablehnen

Ablehnen beendet die Zeichnung für alle. Ein Grund ist Pflicht: Was muss sich ändern? Wer gestartet hat, sieht ihn im Lauf, überarbeitet das Dokument und startet neu.

Zurückziehen

Wer gestartet hat, und die Verwaltung, können eine laufende Zeichnung mit Zeichnung zurückziehen beenden, etwa weil das Dokument noch einmal geändert werden muss. Ein Grund ist freiwillig. Das Dokument lässt sich danach wieder bearbeiten; was schon geprüft oder gezeichnet war, bleibt im Protokoll. Das geht auch, solange die Zeichnung auf Externe wartet; ihre Links gelten danach nicht mehr.

Gegenzeichnung durch Externe

Soll ein Vertragspartner mitzeichnen, tragt ihr ihn beim Start ein. Nach eurer internen Zeichnung bekommt er einen Link per Mail, sieht genau die Fassung, die ihr gezeichnet habt, und zeichnet ohne Konto.

1. Wähle beim Start der Zeichnung unter Gegenzeichnung durch Externe den Knopf mit dem Namen eines Auftragnehmers der Akte, etwa Muster GmbH hinzufügen, oder Person hinzufügen.

2. Trag Name und E-Mail der Person ein. Höchstens drei Personen zeichnen mit.

3. Lass Code per Mail verlangen eingeschaltet, wenn nur zeichnen soll, wer das Postfach hat, und nicht jeder, dem der Link weitergeleitet wurde. Die Person fordert dann vor dem Zeichnen einen sechsstelligen Code an ihre Adresse an. Ob der Schalter zu Beginn an ist, legt die Verwaltung fest.

4. Starte die Zeichnung wie gewohnt. Die Einladungen gehen erst hinaus, wenn intern alle Stufen gezeichnet haben; bis dahin steht bei den Personen wartet auf die interne Zeichnung.

Der Stand der Einladungen

Auf der Seite des Laufs steht der Abschnitt Gegenzeichnung mit jeder Person und ihrem Stand als Wort: eingeladen, gezeichnet, abgelehnt, Link zurückgenommen, Link abgelaufen oder entfällt. Bei einer offenen Einladung steht dazu, wann sie gesendet wurde oder Mail nicht zugestellt, bis wann der Link gilt, ob er schon geöffnet wurde und ob ein Code verlangt ist. Bei einer Entscheidung stehen Zeitpunkt und Weg, etwa über den Link mit Code, und der Name, den die Person eingetippt hat. Die Adressen sehen nur, wer gestartet hat, und die Verwaltung.

Die Externen zeichnen in beliebiger Reihenfolge. Haben alle gezeichnet, entsteht die Ausfertigung. Lehnt eine Person ab, endet die Zeichnung für alle, wie bei einer Ablehnung intern; ihren Grund seht ihr im Lauf. Wer gestartet hat, bekommt eine Benachrichtigung, wenn jemand gegengezeichnet oder abgelehnt hat oder ein Link abgelaufen ist. Ist eine Erinnerung eingestellt, schickt eVorgang sie von selbst, höchstens dreimal; der neue Link darin gilt nicht länger als der alte.

Erneut senden

Ist die Mail nicht angekommen, die Adresse falsch oder der Link abgelaufen, wähle bei der Person Erneut senden. Im Blatt kannst du Name und Adresse korrigieren; die Änderung steht im Protokoll der Akte. Der bisherige Link gilt danach nicht mehr, der neue so lange, wie die Verwaltung es eingestellt hat. Erneut senden und zurücknehmen können, wer gestartet hat, und die Verwaltung, solange die Zeichnung auf Externe wartet.

Hat die Verwaltung die Ausgabe des Links eingeschaltet, etwa auf einem Server ohne Mailversand, erscheint der neue Link im Blatt Neuer Link für … genau einmal mit Link kopieren. Gib ihn auf einem sicheren Weg weiter: wer ihn hat, kann das Dokument sehen und zeichnen.

Einen Link zurücknehmen

Link zurücknehmen macht den Link einer Person ungültig, etwa wenn er an die falsche Stelle ging. Die Zeichnung läuft weiter und wartet, bis du die Person mit Erneut senden neu einlädst oder die Zeichnung zurückziehst.

Was die Person außerhalb sieht

Der Link aus der Mail öffnet die Seite Dokument zeichnen, ohne Anmeldung und in der Sie-Form. Sie nennt eure Organisation, zeigt die Seiten der Fassung, die ihr gezeichnet habt, mit PDF herunterladen, den Tag eurer Zeichnung und die Prüfsumme. Darunter stehen der Wortlaut der Erklärung und bis wann der Link gilt.

Zum Zeichnen tippt die Person ihren vollständigen Namen ein; so steht ihre Zeichnung im Protokoll. Ist ein Code verlangt, wählt sie Code anfordern und gibt die sechs Ziffern aus der Mail ein; der Code gilt einige Minuten. Mit Zeichnen und der Bestätigung im Blatt ist die Zeichnung abgegeben und lässt sich nicht zurücknehmen. Ablehnen verlangt einen Grund. Die Ausfertigung kann die Person auf derselben Seite laden, sobald alle gezeichnet haben und solange ihr Link gilt. Ein ungültiger oder veralteter Link sagt das und bittet, den Link aus der neuesten Mail zu öffnen.

18 · Verträge

Ein Vertrag lebt länger als die Arbeit an seiner Akte: Er ist oft gezeichnet, wenn der Vorgang erledigt ist, und läuft danach Jahre. Im Abschnitt Verträge der Akte steht er mit Laufzeit und Kündigungsfrist, und die Akte erinnert rechtzeitig, bevor gekündigt werden muss. Den Abschnitt und den Weg Verträge in der Leiste gibt es, wenn eure Organisation das Vertragsregister hat. Ändern kann Verträge, wer die Akte sieht und bearbeitet, auch an einer abgeschlossenen Akte.

Jeder Vertrag trägt seinen Zustand als Wort: Zu erfassen (ein Entwurf), In Kraft, Gekündigt (er läuft bis zu seinem Ende) oder Beendet. Jeder Schritt steht in der Zeitleiste und im Protokoll der Akte.

Einen Vertrag aus der Ausfertigung erfassen

Ist eine Ausfertigung entstanden, legt die Akte von selbst einen Entwurf Zu erfassen an. Er nennt Fassung und Prüfsumme des gezeichneten Dokuments, das unter Dokumente liegt.

1. Wähle am Entwurf Bearbeiten. Hat die Verwaltung die Vertragsart der Akte mit dem Register verbunden, steht die Art schon da, mit ihrer Kündigungsfrist und Verlängerung.

2. Trag aus dem Dokument Beginn, Ende und Kündigungsfrist ein, dazu was du sonst weißt (siehe die Angaben unter Einen Vertrag anlegen), und speichere.

3. Setz den Vertrag in Kraft.

Einen Vertrag anlegen

Ein Vertrag, der nicht über eine Zeichnung in eVorgang entstanden ist, etwa ein alter Wartungsvertrag, lässt sich von Hand anlegen. Wähle im Abschnitt Verträge der Akte Vertrag anlegen. Für einen Entwurf genügt der Titel. Ist die Vertragsart der Akte mit dem Register verbunden, ist ihre Art schon ausgewählt; du kannst sie ändern.

Mit Gleich in Kraft setzen wird der Vertrag beim Speichern gleich wirksam; dafür braucht er einen Beginn. Aus Ende und Kündigungsfrist rechnet die Akte Kündigen bis: Wer bis zu diesem Tag kündigt, ist rechtzeitig. Monate rechnet sie ohne Überlauf, drei Monate vor dem 31. Mai ist also der letzte Februartag. Ein Vorgang trägt höchstens 20 Verträge.

In Kraft setzen

In Kraft setzen macht aus dem Entwurf einen laufenden Vertrag; er braucht dafür einen Beginn. Ab dann stehen Kündigen bis und Vertragsende als Fristen der Akte und erinnern wie jede andere Frist: die zuständige Person zuerst, ohne sie das Team. Wie früh vor Kündigen bis erinnert wird, legt die Vertragsart fest; ohne Art sind es 30 Tage.

Kündigen

Hat eure Organisation gekündigt, wähle Kündigen und trag unter Gekündigt zum ein, zu welchem Ende. Vorgeschlagen ist das Ende des Vertrags; bei einem unbefristeten Vertrag bekommt er damit sein Ende. Die Kündigung selbst schreibst du wie jedes andere Schreiben; eVorgang hält nur fest, dass gekündigt ist. Die Frist Kündigen bis ist damit erledigt, an das Ende erinnert die Akte weiter.

Beenden

Beenden schließt einen Vertrag ab, der heute endet, etwa nach seinem letzten Tag oder nach einer Aufhebung. Alle seine Fristen sind danach erledigt. Ein beendeter Vertrag lässt sich nicht mehr ändern.

Was am Vertragsende von selbst geschieht

Jeden Morgen prüft eVorgang, welche Verträge ihr Ende hinter sich haben. Am Tag des Endes läuft ein Vertrag noch; erst am Tag danach geschieht eins von dreien:

• Ein Vertrag, der in Kraft ist und sich um Monate verlängert, verlängert sich um diese Monate, so oft, bis sein Ende wieder in der Zukunft liegt. Kündigen bis und Vertragsende rücken mit, und in der Zeitleiste steht „automatisch verlängert bis …“. Wer zuständig ist, wird vor dem neuen Kündigen bis wieder erinnert.

• Ein Vertrag ohne Verlängerung ist danach beendet, mit seinem Ende als Tag.

• Ein gekündigter Vertrag ist danach beendet, zu dem Datum, zu dem gekündigt ist.

Wer vorher von Hand kündigt oder beendet, gewinnt: Ein Vertrag, den du rechtzeitig als gekündigt einträgst, verlängert sich nicht. Ein unbefristeter Vertrag hat kein Ende und bleibt, wie er ist.

Einen Entwurf verwerfen

Ein Entwurf, der kein Vertrag wird, etwa weil die Ausfertigung nur ein Schreiben war, lässt sich mit Entwurf verwerfen löschen. Er lässt sich nicht zurückholen; in der Zeitleiste bleibt vermerkt, dass er verworfen wurde. Einen Vertrag, der in Kraft war, verwirfst du nicht, du beendest ihn.

Das Register

Unter /vertraege (in der Leiste Verträge) stehen alle Verträge aus den Akten, die du siehst, was zuerst zu kündigen ist, oben. Jede Zeile nennt Titel, Aktenzeichen, Zustand, Partner, Art, Ende, Kündigen bis und wer zuständig ist; ein Klick führt in die Akte.

• Zustand filtert nach einem Zustand; Laufend zeigt alles, was in Kraft oder gekündigt ist.

• Fällig zeigt, was in 30, 90 oder 180 Tagen zu kündigen ist oder endet. Überfälliges steht mit da.

• Art zeigt nur Verträge einer Vertragsart.

Gibt es mehr Verträge, als das Register auf einmal zeigt, sagt es das; engere Filter zeigen den Rest.

Das Register als CSV

Als CSV laden lädt die Liste mit den gewählten Filtern als Tabelle, etwa für die Haushaltsplanung: Aktenzeichen, Titel, Zustand, Art, Partner, Beginn, Ende, Kündigen bis, Kündigungsfrist, Verlängerung, Zuständig und Wert je Jahr, getrennt durch Semikolon, so dass Excel sie direkt öffnet. Die Notiz steht nicht darin. Behandle die Datei trotzdem wie die Akten selbst: Partner und Werte stehen im Klartext.

Ein Vertrag, der in Kraft oder gekündigt ist, hält die Aussonderung seiner Akte auf: Sie ist der Beleg, auf den sich Kündigung und Verlängerung stützen.

19 · Partner

Unter /partner steht das Partnerverzeichnis eurer Organisation: Unternehmen, Einzelpersonen sowie Behörden oder Einrichtungen, mit denen ihr arbeitet, etwa Lieferanten. Aus ihm wählst du etwa die Bieter einer Beschaffung. Fehlt Partner in der Leiste, hat eure Organisation diesen Baustein nicht.

Suchen und filtern

Die Suche findet Partner nach Name, Ort, E-Mail oder Stichwort. Darüber wählst du zwischen Aktive, Archivierte und Alle.

Einen Partner anlegen und bearbeiten

Neuer Partner fragt nach der Art, dem Namen, der Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort, Land), E-Mail, Telefon, Webseite, USt-IdNr., Stichworten und einer Notiz. Stichworte trennst du mit Komma; die Suche findet sie. Unter Bearbeiten änderst du das später. Je Partner gibt es Ansprechpersonen mit Name, Funktion, E-Mail, Telefon und Notiz.

Alles außer der Art und dem Stand liegt verschlüsselt.

Archivieren statt löschen

Brauchst du einen Partner nicht mehr, wähle Archivieren. Er steht dann in keiner Auswahl mehr, bleibt aber überall lesbar, wo er schon genannt ist. Zurückholen macht ihn wieder aktiv. Endgültig löschen kann nur die Verwaltung; danach sind Partner und Ansprechpersonen weg.

20 · Die Akte als Datei

Ganz unten in der Akte lädt Akte als Datei herunterladen eine ZIP-Datei mit Angaben, Dokumenten, Post und Protokoll, bei einer Beschaffung auch der Vergabeakte, den Zeichnungen der Akte in signatur/zeichnung.json und ihren Verträgen im Abschnitt Verträge, mit dem Briefkopf eurer Organisation. Sie lässt sich ohne eVorgang lesen und prüfen, etwa für eine Weitergabe oder eine Prüfung von außen.

Exportieren darf, wer die Akte sieht. Jeder Export steht im Protokoll der Akte. Behandle die Datei wie die Akte selbst: Sie ist entschlüsselt und enthält auch die personenbezogenen Angaben.

21 · Benachrichtigungen

Unter /portal/benachrichtigungen (im Profil unter Benachrichtigungen) steht, was in eVorgang auf dich wartet: eine Frist, die ansteht, eine abgelaufene Frist, eine Erwähnung in einem Vermerk, eine Gegenzeichnung, die eingegangen, abgelehnt oder abgelaufen ist. Ein Klick führt in die Akte. Alle als gelesen markieren leert die Liste der neuen.

Eine Benachrichtigung nennt nie Aktenzeichen, Betreff oder Inhalt; das steht erst in der Akte. Per Mail sagt eVorgang nur, dass etwas da ist. So steht nichts aus einem Vorgang in einem Postfach, das vielleicht weitergeleitet wird.

22 · Tastaturkürzel

Wer viele Vorgänge abarbeitet, ist mit der Tastatur schneller. Die Taste ? zeigt auf jeder Seite, welche Kürzel dort gelten.

In einem Eingabefeld und in einem offenen Blatt gelten die Kürzel aus einer Taste nicht, damit Tippen nichts auslöst. Wer per Sprache steuert, löst sie leicht aus Versehen aus; im Profil lassen sie sich unter Tastaturkürzel abschalten.

23 · Dein Konto

Das Profil unter /portal/profil erreichst du über den letzten Weg in der Leiste.

Meldest du dich über das Verzeichnis eurer Organisation an, gilt dessen Passwort; ein Passwort in eVorgang brauchst du dann nicht.

Den zweiten Faktor einrichten

Wer zeichnet, bestätigt das mit dem Kennwort oder mit einem Code aus einer App. Meldest du dich über das Verzeichnis eurer Organisation an, hast du in eVorgang kein Kennwort; dann ist der Code dein einziger Weg. So richtest du ihn ein:

1. Leg dir eine App für Anmeldecodes zurecht, etwa die deines Passwortmanagers.

2. Wähle im Profil unter Zweiter Faktor den Weg Zweiten Faktor einrichten und dann Weiter.

3. Scanne den QR-Code mit der App. Ohne Kamera tippst du das angezeigte Geheimnis in die App.

4. Gib die sechs Ziffern aus der App ein und wähle Einrichten.

5. Bewahre die Wiederherstellungscodes auf, etwa ausgedruckt oder im Passwortmanager. Jeder hilft dir einmal, wenn dein Telefon weg ist, und du siehst sie nur jetzt.

Hast du ein Kennwort, fragt eVorgang es dabei ab. Ohne Kennwort darf deine Anmeldung höchstens 15 Minuten zurückliegen; sonst meldest du dich neu an und richtest den Faktor gleich danach ein. Ein eingerichteter Faktor lässt sich nur von der Verwaltung ändern oder zurücksetzen, etwa wenn dein Telefon verloren ist.

24 · Einarbeitung und Übung

In der Übung probierst du alles aus, ohne dass etwas Echtes passiert. Sie sieht aus wie deine Arbeit, mit denselben Bausteinen, läuft aber auf einer eigenen Adresse: vor der Adresse eurer Arbeit steht uebung-, oder, wenn eVorgang nur für eure Organisation läuft, uebung. als Unteradresse, etwa uebung.vorgang.example.de. Akten, Partner und Dokumente aus der echten Arbeit sind dort nicht zu sehen, und was du dort anlegst, berührt keine echte Akte.

Die Übung öffnen

1. Öffne in deiner echten Arbeit die Seite /uebung.

2. Wähle Übung öffnen. eVorgang wechselt auf die Adresse der Übung und bereitet dein Übungskonto vor.

Der Wechsel gilt 60 Sekunden und nur einmal. Bricht er ab, etwa mit „Dieser Weg in die Übung ist abgelaufen oder wurde schon benutzt“, startest du die Übung auf /uebung einfach noch einmal. Steht dort „Für dich ist gerade keine Übung eingerichtet“, hat eure Verwaltung noch keine angelegt; frag sie danach. Hast du selbst die Rolle Verwaltung oder Betrieb, steht dort stattdessen „Für diesen Mandanten ist noch keine Übung eingerichtet. Du kannst sie in der Verwaltung einrichten.“ und der Knopf Übung einrichten; er führt direkt auf die Seite Übung der Verwaltung. Ist die Übung eingerichtet, steht auf der Startseite deiner echten Arbeit der Abschnitt Üben mit dem Weg In die Übung.

Dein Übungskonto

In der Übung arbeitest du mit einem Übungskonto in deinem Namen, mit deiner Rolle, höchstens aber mit der Rolle Verwaltung. Es hat kein eigenes Passwort und keine eigene Anmeldung: hinein kommst du nur über Übung öffnen. Die Sitzung in der Übung endet nach 8 Stunden; danach öffnest du sie neu. Löschst du dein echtes Konto oder fragst du an, welche Daten über dich gespeichert sind, gehört das Übungskonto dazu.

Eure Einrichtung in der Übung

Damit sich die Übung wie eure Arbeit anfühlt, übernimmt die Verwaltung die Einrichtung eurer Organisation in die Übung (Einrichtung übernehmen): Briefkopf, Teams (ohne Mitglieder), Felder, Organisationseinheiten, Vorgangsarten, Vergaberegeln, Zeichnungsregeln und ihre Einstellungen, Vertragsarten, Bausteine und veröffentlichte Vorlagen, Mailvorlagen und die Funktionspostfächer, diese ohne Zugangsdaten. Partner kommen nicht mit.

Nennt eine Zeichnungsregel eine Person, steht in der Übung diese Person selbst, wenn sie dort schon ein Übungskonto hat. Sonst steht dort eine Übungsfigur: Zeichnende Stelle 1 (2, 3 …). Übungsfiguren sind Konten, die niemandem gehören: niemand kann sich als Figur anmelden, und an sie geht keine Mail. Die Übernahme lässt sich wiederholen; sie gleicht ab und ersetzt nichts, was nur in der Übung steht.

Das Band „Übung“

Über jeder Seite der Übung steht ein Band: „Übung. Was du hier tust, bleibt hier: keine Mail geht hinaus, nichts wird gekauft.“ Daneben zwei Wege:

Was in der Übung anders ist

• Keine Mail geht hinaus. Was eVorgang verschickt, etwa Benachrichtigungen oder den Link einer Gegenzeichnung, landet im Übungspostfach.
• Der Posteingang ruft keine Postfächer ab, und Postfächer lassen sich in der Übung nicht einrichten. Antworten und neue Mails aus der Akte schreibst du trotzdem wie gewohnt, etwa über Neue Mail aus einem übernommenen Funktionspostfach (siehe Mail aus der Akte).
• Es wird nichts gekauft und keine KI gefragt. Versuchst du es, sagt eVorgang „Das geht in der Übung nicht: hier verlässt nichts das Haus.“
• Die Übung gehört eurer Organisation. Wird sie zurückgesetzt, ist alles weg, was dort angelegt wurde, auch das Übungspostfach.

Das Übungspostfach

Unter /uebung/postfach liegt jede Mail aus der Übung, die neueste oben, mit Absender, Empfänger, Kopie, Zeit und Text. Links darin sind klickbar, etwa der Link einer Gegenzeichnung durch Externe: so spielst du auch die Seite der Empfängerin durch. Von Anhängen zeigt das Postfach nur Namen und Größe. Das Postfach teilen sich alle, die in eurer Übung arbeiten; es hält die letzten 500 Mails, die älteste geht, wenn eine neue kommt. Zur Übung führt zurück.

Mail aus der Akte

Hat die Verwaltung die Einrichtung übernommen, stehen in der Übung dieselben Funktionspostfächer wie im Ernstfall. Du schreibst aus der Akte wie gewohnt, mit Neue Mail oder Antworten, und wählst Senden. Die Mail entsteht wie im Ernstfall, mit Briefkopf und Signatur, und steht in der Akte als „Mail an … ins Übungspostfach“. Hinaus geht sie nicht: sie liegt im Übungspostfach.

Mit Drehbüchern üben

Ein Drehbuch legt eine Übungsakte an, die bei dir liegt, und führt dich Schritt für Schritt hindurch. Gearbeitet wird mit denselben Knöpfen wie im Ernst; das Drehbuch sagt nur, was als Nächstes dran ist und warum. Die Drehbücher findest du im Menü unter Üben (/uebung/drehbuecher) und auf der Startseite der Übung im Abschnitt Üben mit Drehbüchern. Außerhalb der Übung gibt es sie nicht: öffnest du Üben in deiner echten Arbeit, steht dort „Drehbücher gibt es nur in der Übung.“ und der Weg Zur Übung.

Leistung, Zweck und Auftragswert sind schon eingetragen; der Betrag folgt euren eigenen Vergaberegeln, die Angebote sind erfunden. Fehlt der Übung etwas, steht das Drehbuch mit dem Grund in der Liste, etwa „In der Übung gibt es keine passende Vorgangsart“; dann hilft es, die Einrichtung zu übernehmen. Höchstens zehn Durchläufe kannst du gleichzeitig haben. Unter Deine Durchläufe siehst du, wie weit du bist; diese Durchläufe sieht niemand außer dir, auch die Verwaltung nicht.

Der Abschnitt „Drehbuch“ an der Akte

Wählst du ein Drehbuch, legt eVorgang die Übungsakte an. Dort zeigt der Abschnitt Drehbuch: …:

• Jetzt dran: was zu tun ist und wozu, mit dem Link Im Handbuch nachlesen zum passenden Abschnitt dieses Handbuchs.
• Angaben für die Übung: was du für die Schritte brauchst, etwa Name und Betrag eines Angebots.
• Schritte: alle Schritte mit ihrem Stand als Wort, Erledigt, Jetzt dran oder Später, und wie viele schon erledigt sind.

Den Fortschritt hakt niemand ab: er ergibt sich aus der Akte selbst. Reichst du den Antrag ein, ist der Schritt erledigt. Schritte, die im Ernst eine andere Person macht, etwa die Freigabe, übernimmt eine Übungsfigur, hier Übungsfigur: Prüfende Stelle. Wenn du so weit bist, wählst du … entscheiden lassen; danach lädt die Akte neu. Sind alle Schritte erledigt, steht dort Geschafft.

Im Drehbuch Vom Antrag bis ins Vertragsregister gilt die Zeichnungsregel eures Hauses, übernommen in die Übung. Welche Regel greift, steht unter Angaben für die Übung bei Zeichnungsregel. Gibt es für den Auftragswert keine Regel, lässt sich das Drehbuch nicht anlegen, und die Liste sagt, warum; dann hilft es, die Einrichtung zu übernehmen. Wo die Regel im Ernst andere Personen nennt, stehen Übungsfiguren. Sie entscheiden über den Knopf Übungsfiguren der Zeichnungsregel entscheiden lassen, eine Stufe je Klick. An der Stufe steht dann von einer Übungsfigur entschieden, im Zeichnungsprotokoll Übungsfigur, ohne Anmeldung. Steht dein eigener Name in der Regel, entscheidet auf dieser Stufe keine Übungsfigur: du zeichnest selbst, über deine Arbeitsliste. Lädst du Externe zur Gegenzeichnung ein, kommen ihre Links im Übungspostfach an. Nach der Ausfertigung legt die Akte einen Vertragsentwurf an; den erfasst du und setzt ihn in Kraft.

25 · Bedienung ohne Maus und mit Vorlesehilfe

eVorgang soll für alle bedienbar sein, die damit arbeiten. Maßstab ist WCAG 2.2 in der Stufe AA.

• Alles geht mit der Tastatur. Tab führt durch jede Seite in der Lesereihenfolge; ganz oben springt Direkt zum Inhalt an der Leiste vorbei. Der Fokus ist immer sichtbar.
• Blätter halten den Fokus. Ein geöffnetes Blatt behält den Fokus, bis es geschlossen ist, und gibt ihn danach an die Stelle zurück, von der es geöffnet wurde.
• Meldungen werden angesagt. Gespeichert, gesendet oder ein Fehler: jede Meldung erreicht auch die Vorlesehilfe, ohne dass der Fokus springt.
• Farbe trägt nie allein. Ein Zustand steht immer auch als Wort da: Offen, Abgeschlossen, Erledigt, neu.
• Beide Themen sind geprüft. Hell und Dunkel halten die Kontraste für Text und Bedienelemente ein.
• Vergrößern geht. Bis 400 % Zoom wechselt die Anordnung zur schmalen Form, ohne dass Inhalt verloren geht.

Stößt du auf eine Stelle, die sich so nicht bedienen lässt, sag es der Verwaltung. Das ist ein Fehler und wird behoben wie jeder andere.

26 · Wenn etwas nicht klappt

27 · Wörter mit fester Bedeutung